Verwaltung

Empfangsmitarbeiter/Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (30 Std./Woche) ab Oktober 2020

Viernheim · Festanstellung, Teilzeit

Deine Aufgaben

  • du bist zentraler Ansprechpartner für unsere Kunden, Gäste und Mitarbeiter und damit das "Herzstück" unserer Agentur
  • du bearbeitest die Agentur-Eingangsrechnungen, kümmerst dich um die Zeiterfassung in unserem Abrechnungssystem ebenso wie um die Organisation von Geschäftsreisen für Kollegen
  • Telefonate führst du professionell in Deutsch und Englisch, du erteilst kompetent und freundlich Auskunft, unterstützt den Gesprächspartner bei seinen Anliegen und leitest alle Informationen verbindlich weiter
  • du supportest die Kollegen aus den Teams (z. B. Buchhaltung oder Human Resources) bei organisatorischen Aufgaben und im Office Management
  • du verwaltest die Zeitschriftenabonnements der Agentur ebenso wie die Ressourcen (Poolfahrzeuge, Beamer, Pool-Laptops etc.)
  • du koordinierst interne Prozesse und Servicedienstleistungen (wie z. B. Mittagstisch, Bewirtungen und Fahrdienstaufträge) in Abstimmung mit den Kollegen
  • du organisierst die Eingangs- und Ausgangspost sowie den Kurierversand
  • du kümmerst dich um die interne Kommunikation im Intranet und auf unserem Info-Screen
  • du unterstützt die Teams bei Akquiseaussendungen und Mailings
  • du koordinierst innerhalb des Serviceteams Prozesse und Aufgaben
  • du wechselst dich in deiner Rolle als Empfangsmitarbeiter/-in (m/w/d) mit zwei Kollegen (ebenfalls in Teilzeit) ab und ihr bearbeitet den gemeinsamen Aufgabenbereich kompetent als Team.

Du bringst mit

  • du hast eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf (z. B. "Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder entsprechende Kenntnisse und einige Jahre Berufserfahrung in einem vergleichbaren Job
  • du bist Dienstleister aus Leidenschaft mit entsprechender Erfahrung und du hast Lust, in einer Werbeagentur Aufgaben zu übernehmen, die über die To Dos eines klassischen Empfangssekretariats hinaus gehen
  • du behältst stets den Überblick und bist auch in stressigen Phasen mit guter Laune, Konzentration und Einsatz bei der Sache. Weiterhin bist du aufgeschlossen gegenüber innovativen Veränderungsprozessen
  • du überzeugst durch eine sorgfältige, selbständige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise
  • zudem verfügst du über eine gute Kommunikationsfähigkeit und Ausdrucksweise in Wort und Schrift
  • du verfügst über einen routinierten Umgang mit Office 365 
  • du bist hinsichtlich der Arbeitszeiten flexibel - nach Abstimmung mit dem Team und auf Basis der Teilzeitvereinbarung - wochentags zwischen 8:30 Uhr und 18 Uhr (bei internen Veranstaltungen können die Arbeitszeiten abweichen)
  • Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und gute Umgangsformen setzen wir voraus
  • eine hohe Sozialkompetenz und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen runden dein Profil ab.

Dein Kontakt bei uns

Sylvia Piske ist gespannt auf deine Bewerbungsunterlagen. Vergiss bitte nicht, deinen nächstmöglichen Eintrittstermin und einen Gehaltswunsch anzugeben.

Das erwartet dich

  • Vielfältige Aufgaben, Abwechslung und Dynamik
  • Viele kluge Menschen: Facettenreiche Kollegen von Youngsters bis Best Agers
  • Namhafte nationale und internationale Kunden aus verschiedenen Branchen
  • Wertschätzung: leckerer Mittagstisch und kostenfreie Getränke, Fitness-Raum etc.
  • Spaß: Regelmäßige Events wie z. B. "Captains Dinner", Sommerfest, Grillen und Weihnachtsfeier
  • Team-Spirit: wob-Kickerliga, Skiwochenenden, Sporttreffs und vieles mehr

DEINE ANSPRECHPARTNER.

Sylvia Piske | © wob AG
Sylvia Piske Head of Human Resources

Telefon: 06204 970-148

Anja Scherer | © wob AG
Anja Scherer Assistant of Human Resources

Telefon: 06204 970-623

Über uns

Die wob ist der kreative Business-Partner, der Erlebnisse zwischen Menschen und Marken gewinnbringend gestaltet. Als eine der führenden B2B-Agenturen Deutschlands, bestimmen wir dieses Feld der Kommunikation seit über 45 Jahren aktiv mit und arbeiten dabei für Deutschlands Top-B2B-Marken. Wir sind zudem Mitbegründer des Agenturnetzwerks „BBN – The World’s B2B Agency“ mit über 1.100 Experten in 29 Ländern. In Deutschland ist die wob AG mit rund 100 Mitarbeitern in Viernheim und Stuttgart vertreten.

Wenn du mehr über uns erfahren willst, sieh dich sich bitte auf unserer Website um, oder folge uns auf Facebook und Twitter. Dann verpasst du nichts, was bei uns passiert, was uns bewegt und wofür wir uns begeistern können.

Wir sind die Agentur für Markenführung in der digitalisierten Welt – und wir freuen uns, dass du hier bist.

Kontakt.

Ein kleiner Schritt für den Menschen, ein großer Schritt für deine Karriere.

wob AG
Werner-Heisenberg-Straße 6a-10
68519 Viernheim

Ruf uns an unter:
06204 / 970-148

Oder schreib uns eine Mail:
recruiting@wob.ag